#바른 인사법

회사 내에서의 인사는 가능한 한 적극적으로 하는 것이 바람직하지만, 상황을 보아서 하는 센스도 아울러 갖추고 있어야 한다. 상황에 맞지 않거나 형식을 제대로 갖추지 않은 인사는 오히려 결례나 군더더기에 불과할 수 있기 때문이다. 그때 그때의 상황에 따라 인사를 하는 것이 좋을 수도, 그렇지 않는 것이 더 나을 수도 있다.
다음은 그 예를 몇 가지 제시한 것이다.

상황에 따른 인사법 몇 가지

▣상사나 동료들과 만날 때마다 인사를 해야 하는가?

같은 회사 내에서 근무하다 보면 상사나 동료들을 자주 만나게 된다. 자주 본다고 해서 서로 쳐다만 보고 지나쳐 버리면 어색해지고 분위기조차 딱딱해질 염려가 있다. 그러므로 처음 만났을 때는 정중하면서도 밝고 명랑하게 인사를 하고, 다시 만나게 될 때는 밝은 표정과 함께 목례를 하는 것이 좋다.

▣작업 중일 때의 인사는?

회사에서는 일을 하는 도중에 상사나 손님들을 대면하게 되는 경우가 흔히 생긴다. 이 때에는 일 자체가 인사를 할 정도의 여유가 있는 것이라면 상황에 맞게 가볍게 목례 정도를 한다. 그러나 도저히 인사를 할 수 없는 경우에는 하지 않아도 좋다. 오히려 인 사를 하느라 작업의 안정성을 잃는 것보다는 열심히 작업에 몰두하는 것이 상대방을 편하게 할 수 있기 때문이다.

▣모르는 타부서 사람이 인사를 하는 경우에는?

예의 바른 인사는 아무리 해도 밑지거나 손해 보는 일이 없다. 그러므로 잘 모르는 타 부서 사람이 먼저 인사를 하는 경우에도 같이 인사로 답례를 갖추는 것이 좋다. 잘 알 지 못한다고 해서 그냥 쳐다보기만 한다면 상대방이 민망해 할 것이 틀림없다. 우선 인 사를 한 후에 주위 동료에게 누구인지 물어보고 다음에 마주쳤을 때 가벼운 인사말을 먼저 건네면 더욱 좋을 것이다.

▣출퇴근시의 인사는?

인사는 습관화되어야 한다. 아침에 출근해서 하는 밝고 명랑한 인사는 일하는데 있어 활력소가 된다. 먼저 퇴근할 때에도 동료들에게 인사를 하고 가는 정도의 예의는 지켜 야 한다. 출퇴근시 인사를 할 때에는 가벼운 목례보다는 인사말을 곁들여 하는 것이 좋다. 아무 런 언어 표현 없이 고개만 꾸벅 하기보다는 밝고 명랑한 미소를 지으며 간단한 인사말을 곁들일 때 상대방에게 더욱 좋은 이미지를 전달할 수 있을 것이다.



#일상적인 근무예절

직장은 신성한 곳이다. 그러므로 직장에는 출근할 때까지 지켜져야 할 품위가 있고, 지켜야 할 예의가 있다.

일상적인 근무예절 몇 가지

▣출근할 때

직장인은 옷차림에 신경써야 한다. 아무리 이른 시간에 출근하더라도 언제나 깨끗하고 단정한 복장이어야 한다. 특히 대인관계가 많은 사람은 정장에 넥타이를 매는 것이 좋다. 너무 유행에 뒤떨어진 진부한 차림도 곤란하지만 지나치게 유행을 앞서가는 옷차림 역시 곤란하다. 출근 시간은 최소한 근무시작 10분전까지 여야 한다. 언제나 아슬아슬 하게 출근하거나 지각을 자주 하는 사람은 상사나 동료들로부터 신임 받기 어렵다.

근무시작 10분 전까지 출근하는 습관을 가지도록 한다

▣자리를 뜰 경우

근무시간에는 자리를 비우지 않는 것이 좋다. 잠시 비우는 경우에도 동료직원에게 행선지, 용건, 돌아올 시간 등을 미리 알려두는 것이 좋다.*일단 외출할 때에는 공적이든 사적이든 상사의 허락을 받고, 사무실에 들어오는 대로 결과를 보고한다.
외출시에는 사무실에 중간 연락을 한다.
출장이나 교육 등으로 장기간 사무실을 비울 경우에는 책상 위에 사유를 적은 표시판을 놓아 두는 것이 좋다.

▣복도나 계단에서

복도나 계단에서 언제나 좌측 통행을 하고, 외부 손님이나 상사를 앞질러 가지 않는 다.
복도나 계단에서 긴 이야기를 하는 것은 삼가고, 담배를 피우거나 껌을 씹으며 다니 지 않는다.
외부 손님을 만나면 찾는 곳을 친절하게 안내 한다.

▣퇴근할 때

*퇴근 준비는 근무 시간이 끝난 후부터 한다. 시간 전부터 미리 서두르지 않는다.
*오늘 처리한 일을 체크하고, 내일 해야 할 일도 아울러 점검한다.
*책상 위에는 아무 것도 없도록 깨끗하게 치우고 전기 기구의 전원을 반드시 끈다.
*상사나 동료에게 퇴근 인사를 깍듯이 한다.

▣회식 자리에서

*회식은 근무의 연장으로 생각하고 예의 바르게 행동한다. 특히 술자리에서 동료나 상사의 험담을 하지 않는다.
*외국인과 동석한 자리에서 술잔 돌리기나 폭탄주 등을 강요하지 않는다. 특히 여사원에게 술 따르기를 강요하거나 성적인 농담을 하지 않는다.



#전화예절

'따르릉...' 전화벨이 울린다. 수화기를 들자마자 "O O O씨 계십니까?" 날카로운 목소리가 들린다. "지금 자리에 안 계십니다."라고 대답하자 마자 상대방은 아무 말도 없이 그냥 끊어 버린다.

대부분의 사람들이 이런 전화 매너를 갖고 있는 것은 아니지만 이런 경우를 누구나 한번쯤은 겪어봤을 것이다. 누구인지도 모르고, 나와는 상관없는 사람이긴 하지만 상대방으로부터 무시당한 듯한 느낌에 불쾌한 기분이 드는 것이 보통이다.

전화는 이제 우리 생활의 일부분이지만 전화 예절의 중요성은 별로 의식하지 못하는 경향이 있다. 상대방의 얼굴이 보이지 않고 목소리만으로 대면하는 것이기 때문에 많은 사람들이 전화 응대에 무책임한 면이 있는 것도 사실이다. 그러나 전화는 그 자체가 업무이며, 인간 관계의 친분을 돈독히 하는 수단이 될 수도 있다. 따라서 그 예의와 격식을 갖춰 매사 정중하고 공손하게 걸고 받을 필요가 있는 것이다.

전화는 항시 공손히 받도록 하며,
통화내용을 메모하는 습관을 가지도록 한다.
걸려온 사람이 윗사람이나 상사일 때에는
상대방이 끊고 난 후 수화기를 내려 놓는다.

전화 걸 때의 예절

전화 통화를 할 때에는 자기 이름과 소속을 밝히는 것이 기본 매너이다. 어느 회사의 누구, 혹은 어느 부서의 누구임을 먼저 말하고 상대를 부탁한다. 그리고 상대방이 전화를 받으면 다시 한번 자신의 이름을 밝히고, 용건을 말한다. 혹 전화를 잘못 건 경우에는 반드시 사과를 한 후에 전화를 끊는다.

용건이 끝나면, 인사말을 하고 건 쪽에서 먼저 수화기를 놓는다. 그러나 상대방이 윗사람 이거나 여성일 경우에는 상대방이 먼저 수화기를 놓은 후에 전화를 끊는 것이 예의이다. 통화도중 전화가 끊어지는 경우에는 전화를 건 쪽에서 다시 거는 것이 옳다.

전화 받을 때의 예절

전화가 걸려오면 되도록 빨리 받고, 회사의 이름과 소속부서, 자신의 이름을 말한다. 전화를 걸어온 상대방이 누구인가를 알고 나면 곧 인사를 한다. 만약 다른 사람을 찾으면 친절하게 바꾸어 준다. 만약 상대방이 찾는 사람이 부재중일 때는 메시지가 있는지 확인하여 정확하게 전달해 준다. 아무리 바쁘더라도 잘못 걸려오는 전화를 친절하게 받는 매너도 필요하다.

그 밖의 전화 예절

▣직장에서의 사적인 전화를 하는 경우

사무실 내에서는 많은 사람이 근무를 같이하고 있고 전화 사용이 많으므로 가급적 사 적인 전화는 삼가는 것이 가장 좋다. 그러나 일을 하다 보면 업무 이외의 전화를 걸게 되는 경우가 있기 마련이다. 이럴 때는 가급적이면 점심시간 등을 이용하는 것이 좋고, 분명히 사적인 일이라면 사무실 밖의 공중전화를 이용하는 것이 바람직하다. 그러나 부득이 하게 사적인 전화를 하거나 받게 된다면 가능한 한 작은 목소리로 통화하며, 용건을 짧게 하는 것이 좋다. 동료들의 업무에 지장이 없도록 배려하는 마음이 필요하다.

▣잘못 걸린 전화가 계속 걸려 올 경우

평소 전화응대에 익숙해 있는 사람도 잘못 걸려온 전화에 대해 무심코 결례를 범할 수 있다. 그러나 잘못 걸려온 전화라고 하더라도 친절하게 받는 것이 회사의 고객에 대한 예의이며, 그것은 직간접으로 회사의 이미지에 영향을 줄 수 있다. 그러므로 항상 회사 를 대표하는 마음 가짐으로 친절히 응대하는 것이 중요하다.



#외부인 접객 예절

회사 방문객에 대한 정중함은 회사에 대한 호의와 직결된다. 그러므로 방문객을 접했을 때에는 자신이 주는 인상이 회사의 이미지에 영향을 끼친다는 점을 염두에 두고 항상 정중하고 친절해야 한다.

일을 하면서 손님을 맞는 태도, 손님의 질문에 곁눈질로 대답하는 태도, 동료나 전화로 이야기 하면서 인사를 하는 손님에게 답례를 하지 않는 태도 등은 상대방을 불쾌하게 할 뿐 아니라 회사의 이미지를 손상시킬 수도 있다. 일부러 찾아온 상대방의 수고를 생각하고 누구에게나 성의 있게 대하는 인상을 주도록 한다.

외부인 접객 예절의 구체적인 예

▣방문객이 방문 부서를 찾고 머뭇거리고 있는 경우

회사의 방문객을 맞이하는 것은 담당자가 따로 있는 것이 아니다. 방문객이 해당부서를 찾지 못하고 머뭇거리고 있을 때에는 먼저 무슨 일로 왔는지 묻고, 이어서 어느 부서의, 누구를 찾아왔는지 확인한 후 안내하거나 안내할 수 없을 경우에는 전화로 해당자에게 연락을 해주고 방문객에게 찾아갈 곳을 알린다.

▣상사에게 불청객이 방문했을 경우

손님이 상사를 찾아왔을 때는 우선 상사와 사전 약속이 되어 있는지를 파악하는 것이 좋다. 늘 반가운 손님만 찾아오는 것이 아니기 때문이다. 만약 상사가 만나길 꺼리는 손님이라면 '회의에 참석 중이셔서 나오시기가 곤란하시답니다. 나중에 연락 드리시겠답니다.'라는 식으로 사양의 뜻을 완곡하게 전하도록 한다.

▣급한 업무수행 중 손님이 찾아왔을 때

급한 업무수행 중 손님이 찾아왔을 때에는 자리를 권하고 나서 기다리게 한 후 업무를 최대한 빨리 처리하고 손님 응대를 하면 된다. 기다리시는 분이 지루함과 어색함을 덜 느끼도록 사보나 그 밖의 읽을 거리, 차 등을 미리 권하는 것이 좋다.

▣방문객이 찾는 사원이 계속 자리를 비운 경우

우선 방문객을 적당한 장소로 안내한 후, 사원이 사내에 있는 경우 곧바로 연락을 취한다. 담당사원이 업무상 외출을 했을 경우에는 부재 이유를 밝히고 귀사 예정시간을 알려 주는 것이 좋다. 동료를 대신해서 부득이 만나야 할 경우 책임 없는 말을 해서 후에 담당자가 난처해 지는 일이 없도록 각별히 유의한다.



#사회 초년생의 직장예절

사회 초년생에게 요구되는 것은 젊은이다운 신선함과 정열이다. 그러나 그것 이상으로 중요한 것은, 사회인으로서 가져야 할 기본적인 상식을 아는 것이다. 사회에서 상식을 모르고서는 더 이상 발전 할 수 없다.

비즈니스맨인 이상 신입이라고 해도 그는 바로 '회사의 얼굴'이다. '상식이 없다는 말을 듣게 된다면 회사의 평판을 떨어뜨리는 것이 되며, 그 자신은 회복할 수 없는 이미지를 갖게 되었음을 의미한다.

옷차림과 자세

▣올바른 자세는 상대에게 좋은 인상을 준다.

자세를 바르게 하는 것만으로도 모습이 바뀔 수 있다. 유명상품으로 치장을 했어도 웬지 품위 있어 보이지 않는 사람이 있는 반면, 그렇지 않아도 당당한 인상을 주는 사람이 있다. 이 차이는 인격의 차이도 있겠지만 그 자세에 원인이 있는 경우도 많다. 아무리 돈을 퍼부어도 행동거지나 자세가 꼴불견이라면, 주위에선 부정적인 이미지를 갖기 쉽다. 그렇다고 조선시대 예절을 배우라고 말하는 것은 아니다. 약간의 자각과 주의를 기울인다면, 자세의 교정은 가능해 진다. 몇 가지 다음의 주의점을 참고로 자신의 자세를 체크해 보는 것이 좋다. 번거로운 듯해도 그 사이 몸은 익숙해 진다.

발끝을 60-90도 정도 벌리고
허리와 등을 쭉 펴고 서는 것이 바른 자세이다.

▶자신의 자세를 체크하는 몇 가지 방법

머리/ 머리를 흔드는 것은 꼴불견. 시선이 고정되지 않을 뿐만 아니라 좋은 인상을 줄 수 없다. 위에서부터 발끝까지가 하나의 선으로 연결된 듯한 느낌으로, 동시에턱과 지면이 평행을 유지하도록 한다.
어깨/ 긴장감을 갖는 것은 좋지만 어깨에 지나치게 힘이 들어가 있으면 보는 사람이 피곤하다. 좌우의 높이가 같도록 몸을 풀자.
양손/ 대기할 때는 손을 포갠다.
발 / 발의 움직임은 의외로 눈에 잘 띈다. 똑바로 서 있는 경우, 양발 뒷꿈치를 붙이고 발끝은 60-90도 정도로 벌린다.
등 / 등을 쭉 펴는 것은 기본이다. 옆에서 몸을 봤을 때 귀-어깨-허리-무릎-복사뼈-뒷꿈치가 일직선이 되도록 한다.
허리/ 몸의 중심을 배와 허리에 둔다. 배의 근육을 등에 붙이는 기분으로 바싹 조이도록 한다.
▣옷차림은 청결이 중요

옷차림에도 주의하자. 고가품으로 치장하기 보다는 청결한 것이 훨씬 낫다. 신입사원이라면 옷에 그다지 돈을 쓸 수 없을 것이고, 당연히 몇 벌 되지 않는 양복을 교대로 입을 것이다. 이 때의 청결감은 양복의 가격 이상으로 중요하다. 특히 셔츠의 소매, 호주머니, 구두 등 눈에 띄지 않는 디테일에 주의한다.

전화예절

▣전화는 회사의 얼굴

'수화기를 드는 게 무섭다'는 신입사원이 꽤 많다. 집에서 받는 전화와는 다르게 실수할 것 같아 두려움을 느끼게 되기 때문이다. 그러나 전화 없이 비즈니스가 성립될 수 없고, 신입 때에는 사무실을 지키는 경우가 많아서 전화 받을 일도 많아지게 된다.다음의 순서에 따라 전화를 받게 되면 일단 합격이다.

▶전화를 받는 요령

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수화기를 든다-->회사나 부서, 이름 소개-->상대확인-->인사-->
찾는 사람 확인
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자신일 경우              +               다른 사람일 경우
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내용을 듣고 메모       +    자리에 있는 경우  +  자리에 없음을 알린다
인사 용건 확인          +                             +         용건메모
복창                        +                             +
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                                수화기를 내려 놓는다
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▣통화 중에는 항상 메모를

처음에는 회사나 거래처의 관계를 잘 알지 못한다. 전화로 용건을 듣고 전하는 일이 많은데 이런 때는 항상 메모하는 것이 좋다. 직접 쓰는 메모지는 비즈니스 문서를 준비할 때 좋은 연습이 되기도 한다.

부재중인 사람을 찾는 전화를 받을 때에는 상대의 용건을 간결하면서도 명확하게 적어 놓아야 한다. 그 쪽에서 전화를 원하는지 아닌지, 상대방의 전화번호 확인, 전화 받은 시간과 자신의 이름도 반드시 적어 넣는다.

▣휴대폰을 쓸 때는 옆 사람을 배려

휴대폰은 어디서든지 연락이 가능해 편리하지만, 예의를 지켜 사용할 줄 알아야 한다. 비즈니스 장소에서 회의 중에 전화가 걸려와 대화를 중단 시키는 것은 예의에 어긋난다. 회의 도중에 전화가 걸려올지 모른다고 사전에 양해를 구해 놓거나, 미리 꺼놓는 것이 좋다.



#인사예절

▣인사는 서두르지 말고

인사는 마음이 담겨 있어야 한다. 신입 때는 인사만으로도 점수를 딸 수 있으므로 먼저 인사를 하는 것이 가장 좋은 방법이다. 상대의 눈을 바라보고 씩씩하게 인사해 보자.

▶아름다운 인사를 위해서는 다음을 지킨다.

등을 쭉 편다.
상대방의 눈을 보고, 상냥하게 미소 짓는다.
허리에서 상체를 접듯이 천천히 숙인다,.
손을 겨드랑이 선에 맞춰 자연스럽게 내린다.
최적의 각도에서 일단 멈춘다.
고개를 들 때도 천천히 든다.
시선을 상대방의 눈에 다시 가져간다.


▶각도에 따른 인사

15도/ 눈인사에 해당하는 것이지만, 상체를 약간 구부린다. 머리만 굽히지 않도록 주의 한다.
30도/ 가장 일반적인 인사법 이다. 특히 중요한 상대에게 한다. 서두르지 말고 천천히 하는 것이 좋다.
45도/ 최고의 경례를 말한다. 마음을 담은 감사나 사과를 할 때 필요하다.
▣가벼운 목례

가까운 상사나 친한 거래처 사람, 정중한 인사를 이미 나눈 상대라면 이 정도의 인사로도 문제없다. 또 붐비는 엘리베이터 안에서도, 인사하기 어려운 장소에서도 편리하다. 마음이 담겼다는 걸 알리기 위해서는 반드시 상대방의 눈을 보도록 한다.

▣장소와 상황에 따라 적합한 인사를

상사가 아래쪽에서 올라갈 때 굽어보는 식의 인사는 피한다. 특히 상대가 사장이나 VIP인 경우, 가까이 다가가 상대보다 3-4계단 위에서 머리를 숙인다.앞지르면서 하는 인사는 하지 않는 것이 좋다. 상사가 앞을 걷고 있을 때 어쩔 수 없이 서둘러야 한다면 먼저 "실례합니다"라고 말한 후 서서 목례를 한다.

명함교환

▣명함을 줄 때는 한 손, 받을 때는 두 손으로

명함은 한 장의 종이에 불과하지만 중요한 커뮤니케이션의 도구다. 명함을 건넬 때는 일반적으로 아랫사람이 먼저 건네는 것이 기본이다. 방문했을 경우에는 방문한 사람이 먼저 건네는 것이 예의이다. 또 상대가 다수인 경우, 상대방 중 가장 지위가 높은 사람부터 명함을 교환한다. 상대를 향해 오른손으로 명함을 내밀고,목례보다 좀더 깊게 인사를 하면서 반드시 회사 이름과 자신의 이름을 밝힌다.명함을 받을 때는 두 손으로 받는다. 이때 손가락이 상대방의 이름을 가리지 않도록 주의하고, 이름을 또박또박 확인한다. 읽기 어려운 때에는 반드시 물어본다.

자신의 명함을 두 손으로 건네는 것은 실례.
상대방이 쉽게 읽을 수 있는 방향으로 건네되
한 손으로 전한다


▣명함을 동시에 교환할 경우

명함을 주면서 동시에 받는 경우가 의외로 많다. 이런 경우에는 한 손으로 받는 편이
낫다. 자신의 명함을 오른손으로 내밀면서 상대방의 명함은 왼손으로 들고 오른손으로 거들어 받는다.

손님 안내

▣효율적으로 상대를 안내할 수 있는 방법을 파악한다.

입실 방법, 앉을 자리 등을 체크 한다. 응접실로 손님을 안내할 때에는 만약을 위해 꼭 노크를 하고 들어간다. 여닫이 문일 경우에는 먼저 실내에 들어가 안에서 문을 잡고 손님을 맞고, 미닫이 문일 경우에는 복도에서 문을 잡고 손님을 먼저 모신다. 또 방안에서 어디가 상석인지를 파악해 놓아야 한다. 입구에서 가장 멀고, 창문에 가깝고, 그림 등이 보이는 자리가 상석이다.

서열에 따른 좌석 배열표
창과 가깝고
그림이 보이는 자리가
가장 상석이다.

▣엘리베이터에서

엘리베이터의 실내도 기본적으로 방과 같다. 손님이 소수일 경우에는 밖에서 단추를 눌러 손님을 먼저 태우고, 사람이 많을 경우는 먼저 들어가 열림 단추를 누른다. 엄밀하게 말하면 가장 높은 사람을 안쪽으로 모셔야 겠지만 그것보다 빨리 태우는 것이 더 중요하다. 중역이나 꽤 중요한 손님이 이미 타고 있다면 자리가 비었어도 그냥 보내는 것이 좋다.

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